11 Skrivnosti Sporočanja Slabih Novic Pri Delu

2024 Avtor: Steven Freeman | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 08:20

Povratne informacije pošljite hitro, vendar ne takoj

Ne čakajte na letni pregled, ki bo razkril področja izboljšav. Hitro posvetite pozornost težavam, da bodo podrobnosti sveže v vaših glavah. Dan po incidentu je sladka točka; malo časa ugasne preveč vroča čustva in vam omogoča, da se s svojimi besedami pripravite in bolj premišljeno. "V tem trenutku bosta obe strani imeli močnejšo, manj koristno reakcijo," pravi Jennifer Porter, poslovodna partnerica skupine Boda, podjetja za razvoj vodstva in ekipe. Letni ali četrtletni pregledi bi morali zajemati cilje in se osredotočati na povratne informacije v prihodnosti - na primer, kaj mora nekdo narediti bolj ali manj, da bi napredoval svojo kariero ("Če bi postali bolj spretni v analitiki podatkov, lahko vidim, da skočite na naslednja stopnja «).

Zapomni si svojo namero

Pomislite, zakaj želite v prvi vrsti deliti povratne informacije. "To počnete, ker želite pomagati osebi, da uspe," pravi Porter. Takrat se bo morda zdelo manj dobronamerno kot to - morda se vam bo zdelo, da morate samo zajeziti slabe navade ali odpraviti lažno delo - vendar kakršne koli povratne informacije pomagajo vaši skupini, da se uči in raste. Želite si zaslužiti tudi njihovo zaupanje. "Če ne posredujete povratnih informacij, bo nekdo drug opravil in morda ne bo opravil tako dobrega dela, kot bi ga imeli," pravi Freyan Billimoria, direktor oddelka za ljudi v Skillshare, spletni učni skupnosti. Med pogovorom izrazite svojo namero. Recite: "To vam govorim, ker mi je mar za vas in želim, da ste čim bolj učinkoviti."

Razmislite o vsebini, ne o dostavi

Mnogi menedžerji skrbijo, kako bodo udarec ublažili, namesto tega, kar bodo povedali, pravi Porter. "To je tako, kot da bi se pripravili na govor in se osredotočili na to, kaj boste oblekli, namesto na vsebino svoje predstavitve," ugotavlja. Vprašajte se: "Kaj je moje osnovno sporočilo? Kaj upam, da ta oseba odvzame pogovor? Kaj želim, da se zgodi naprej? " Zapišite si, kaj boste rekli in vadite pod tušem ali na zaupanja vrednem sodelavcu. Nič v vedenju ali ravnanju, namesto da bi razpravljali o občutkih in dajali konkretne primere, kot je "Opazil sem, da ste šestkrat motili ljudi na tem srečanju" (nasproti "Nesramni ste do sodelavcev").

Začnite z vprašanjem

Razprava mora biti dialog, ne pa monolog. Recite: "Rada bi imela pogovor z vami, da bi delila nekaj povratnih informacij. Je to v redu? " Človeška narava je reči da, vendar lahko s prošnjo za dovoljenje okrepite odnos, pravi Porter. Druga taktika: Naj druga oseba vodi pogovor. Reci: "Rad bi govoril s tabo o x. Kaj mislite, da je šlo dobro? Kaj misliš, da ni? " Dajte svojemu zaposlenemu čas za odziv. "V mnogih primerih že vedo, kje jim primanjkuje," pravi Fran Hauser, avtor knjige The Myth of the Nice Girl (. "Ko pogovor oblikujete kot sodelovanje kot kritiko, je ton bolj podporen).”

Uporabite manj besed

Bodite čim bolj natančni. Nejasne ali klišejske besedne zveze ("Morate delati na svoji vodstveni prisotnosti") ali povratne informacije s sladkorjem prevzamejo poslušalca, kar povečuje verjetnost, da bodo v celoti zgrešili vašo mnenje. "Če uporabite 100 besed, da rečete, da je nekdo zamudil rok, pretirano pojasnite," pravi Porter. Ko enkrat naložite besede za polnjenje in mehčalce ("Vem, da ste prezaposleni"), se začnejo povratne informacije počutiti osebne in pristranskosti lahko zlezejo, pravi Billimoria. Namesto tega pridite do točke in omenite, kaj ste opazili. Reci: »Opazil sem, da smo zamudili rok za zadnji dve poročili. Kaj se je zgodilo?"

Ne zalijevajte svojega sporočila

Običajna navada, da med dvema rezinama pohvale zastavljate negativne povratne informacije, je morda nagonska, vendar je to ena največjih napak, ki jo menedžerji delajo, pravi Billimoria. Skrivanje povratnih informacij v komplimentih, ki se odvrnejo, odvzame moč vašim besedam. "Ljudje vidijo, da prihaja; potem bodo zavrgli pozitivno, počakali na negativno in ne bodo zaupali, kar imate povedati, "pravi Porter. Kaj lahko storite, da boste prijazni, a neposredni: povratne informacije izrazite pozitivno, pravi Hauser. Recite: "Veliko gre dobro, vendar imam konstruktivne povratne informacije o nekaterih stvareh, ki jih je treba izboljšati" ali "Imam nekaj nasvetov, ki bi vam lahko pomagali."

Navedite kontekst

Zakaj vas skrbi, če nekdo dostavi delo pozno? Ali predstavitve ne formatirajo popolnoma? Odgovori so vam lahko očitni, vendar mora zaposleni razumeti, zakaj stojijo za vašimi povratnimi informacijami. Poskusite umestiti posebne opombe v večjo sliko - na primer: "Ko naš oddelek zamuja z delom, to vpliva tudi na druge ekipe" ali "Ko so vaše finančne ocene videti neskladne, lahko ljudem povzroči pomanjkanje zaupanja v vaše številke." Hauser pojasni, zakaj so vaše povratne informacije pomembne, lahko olajšate pošiljanje in poslušanje.

Bodite empatični

Prejemanje kritičnih komentarjev je težko. "Ni pomembno, kako spretni ste pri posredovanju povratnih informacij. Še vedno pika, "pravi Porter. Ne bodite prestrogi, poslušajte stališče druge osebe in ostanite mirni. Prav tako se izogibajte besedi "vi", če lahko. "Zaradi subtilne izbire besed lahko pogovor postane bolj dialog kot napad," pravi Hauser. Na primer, namesto da bi rekli: "To je tisto, kar mislim, da bi lahko naredili drugače", recite: "Mislim, da bi to lahko naredili drugače."

Naredite to iz oči v oči

Pošiljanje težkih novic po e-pošti ali telefonu je mamljivo, vendar je osebno srečanje (ali prek Skypea ali FaceTime-ja) učinkovitejše, pravi Hauser. Omogoča vam branje neverbalnih namigov in čustvenih namenov. "Biti iz oči v oči je edini način za zagotovitev, da lahko druga oseba začuti vaše sočutje," pravi Hauser. Če svojega zaposlenega ne vidite, bo težje razbrati, ali so vznemirjeni zaradi tega ali celo pozorni na to, kar govorite. "Stojte naravnost in vzdržujte očesni stik, ne glede na to, kako težko je to," pravi Hauser.

Imeti načrt nadaljnjega ukrepanja

Pogovor zaključite z razpravo o naslednjih korakih. Vprašajte se, kako ste lahko koristni in se skupaj odločite, kdaj se boste morali pogovarjati znova (dneve, tedne ali mesece kasneje, odvisno od vprašanja). Potem se prijavite čez dan ali dva, da vidite, kako se druga oseba počuti. Navadno je, da sprejemnik povratnih informacij po pogovoru odide nekoliko ranjen, četudi je bil produktiven, pravi Porter. "Ljudem morate dati čas za obdelavo," pravi Billimoria. "Ključ do močnih odnosov je zanko nazaj." Ko to storite, si boste prislužili zaupanje, kar bo naslednjič olajšalo deljenje povratnih informacij.

Ne pozabite tudi sami pohvaliti veliko pohvale

Zagotavljanje pozitivnih povratnih informacij postane del vaše rutine - ne le stiskajte v neprijetne pogovore. Bistvo ni zgolj v tem, da bi ljudi umestili ali dajali vsem pokal; pozitivne povratne informacije so orodje za profesionalni razvoj. Najprej je konstruktiven - koristno je, da ljudje vedo, kaj delajo dobro, da lahko nadaljujejo. Drugič, pomaga ustvariti kulturo, ki je bolj odprta in strpna do povratnih informacij, pravi Porter. Tudi tu bodite natančni. Recite: "Zelo mi je všeč način, kako ste se spopadli s tem izzivom", ali "cenim, da ste se pogovarjali z drugimi oddelki, da bi dobili njihov nakup." In to recite pogosto. "Za vsako kritiko morate dati vsaj pet pohval," pravi Hauser. "To pripelje ljudi do kraja, kjer hrepenijo po povratnih informacijah."